Vad är en verksamhetsberättelse?

I vardagliga termer är en verksamhetsberättelse en redovisning av vad en förening gjort under det gångna året. Redovisningen omfattar både föreningens verksamhet och hur dess tillgångar har förvaltats. Den skrivs av dem som utsetts till att ansvara för det löpande arbetet och beslutsfattandet, vilket vanligtvis är föreningens styrelse. Det som vi här genomgående kallar verksamhetsberättelse kan gå under lite olika namn, ibland ett som markerar vem som skrivit den, såsom ”Styrelsens berättelse…”, ”Berättelse över verksamhet…”, ”Årsberättelse för…” .

Verksamhetsberättelsen kan sägas bestå av två huvudsakliga delar, dels en redovisning av vad som hänt i föreningen och vad den har gjort, dels en redovisning av hur föreningens tillgångar har använts och förvaltats, det vill säga en ekonomisk redovisning.

Fackliga organisationer tillhör det som kallas ideella föreningar. Sådana har aldrig varit föremål för någon särskild lagstiftning. Sedan 1999 omfattas dock även ideella föreningar av bokföringslagen, om deras tillgångar överskrider en viss gräns. Följaktligen ska den ekonomiska redovisningen följa lagar och regler, och alltså se ut på ett visst sätt. Även här görs en skillnad mellan stora och små. De stora lämnar vad som kallas en årsredovisning, de små ett årsbokslut. De som är så små att de inte omfattas av bokföringslagen kan själva bestämma hur den ekonomiska årsrapporten ska se ut.

 

Detta innebär att de fackliga organisationerna mestadels har utformat sina verksamhetsberättelser som de själva velat ha dem. Då blir frågan varför man sammanställer en verksamhetsberättelse. Ett första skäl handlar om granskning och kontroll i en demokratisk organisation. Medlemmarna har utsett en styrelse som ska handha verksamheten och förvalta resurserna. Styrelsen ska lämna en redogörelse över vad man gjort, så att medlemmarna kan granska hur uppdraget fullgjorts. Verksamhetsberättelsen ger medlemmarna den insyn som behövs för den demokratiska kontrollen över föreningen.

 

Ett andra skäl gäller för organisationernas nationella nivå – fackförbunden och LO – och handlar om informationshantering och kunskapsspridning. Det finns sådant som är praktiskt att ha samlat på ett lättillgängligt ställe och sådant som är väsentligt att alla inom organisationen har kännedom och tillgång till, såsom kollektivavtal, utlåtanden över utredningar, domar i Arbetsdomstolen, politiska initiativ som direkt eller indirekt berör arbetsmarknaden, tillstånd och utsikter i rikets ekonomi, och så vidare.

Under den fackliga rörelsens tidiga år betonades ofta hur viktigt det var att medlemmarna hade kännedom om vad andra medlemmar på andra platser gjorde. Fackförbundens verksamhetsberättelser kunde ge ett bidrag till känslan av förenande gemenskap och tilltro till vad den gemensamma organisationen kunde uträtta genom att sprida upplysning om vad som gjorts runt om i landet. Men man kunde också sprida en hel del mer generell information, som annars av rent praktiska skäl inte var så lätt att få tag på. Denna informationsspridningsaspekt satte mer eller mindre prägel på förbundens och LO:s på verksamhetsberättelser under lång tid. De kan innehålla rikligt med uppgifter som strikt sett egentligen inte har någon betydelse för den demokratiska kontrollen av de förtroendevalda.

 

Sammantaget medför dessa två typer av skäl för att göra en verksamhetsberättelse att de får både en stabilitet över tid och en kraftig föränderlighet över tid. Granskningsaspekten ger en stabil kärna av uppgifter som man alltid kan förvänta sig att finna. Informationsspridningsaspekten ger en hel del variation, även om det också finns inslag som hänger med under mycket lång tid.

Över tid kan det således vara stora skillnader i vad verksamhetsberättelser för fackförbund och LO innehåller. Men vissa inslag kan man förvänta sig att finna genomgående under hela deras verksamma tid. Dit hör

  • Vem som innehaft förtroendeuppdrag och representerat förbundet i olika instanser
  • Ekonomisk redovisning
  • Medlemsutveckling
  • Avtal- och förhandlingsverksamhet

Vissa inslag kan man räkna med i stort sett alltid finna. Dit hör

  • Internationella samarbeten
  • Studier

Vissa inslag kan man räkna med att ofta finna. Dit hör

  • Yttranden över utredningar från olika instanser
  • En bedömning av det ekonomiska läget inom branschen

De stora skillnaderna uppstår inte huvudsakligen för att de saker som tas upp förändras (även om det naturligtvis också bidrar), utan som en följd av att mängden information förändras. Förhandlingar och konflikter tas till exempel alltid upp, men presentationen av verksamheten gjordes med avsevärt mycket högre detaljeringsgrad under äldre tider. Då kunde det lämnas stora redovisningar i tabellform över varje lokal förhandling och dess resultat. Ett annat exempel är avtalen. Länge var det vanligt att fullständiga huvudavtalstexter trycktes i verksamhetsberättelser och det kunde ingå fullständiga redovisningar av lokala kollektivavtal. Likaså kunde Arbetsdomstolens domar i mål där förbundet varit part återges. Inom varje område som verksamhetsberättelsen tog upp var mängden uppgifter betydligt större under en stor del av 1900-talet än vad den är numera. Detaljeringsgraden börjar tydligt minska under 1980-talet.

Så långt om vad man kan vänta sig att hitta i en verksamhetsberättelse. Rikedomen på upplysningar gör att man också kan förvänta sig finna en hel del som man inte trodde skulle finnas, såsom kursbeskrivningar för studieverksamheten och namn på deltagare och stipendiater. Men det finns också sådant som man inte kan förvänta sig att få veta av verksamhetsberättelsen. Redovisningen fokuserar på vad som gjorts och vilka resultat som nåtts, inte underlag och diskussioner som ledde fram till beslut. För sådant får man söka sig vidare till annat källmaterial, lämpligen protokoll- eller korrespondensserier i respektive organisations arkiv.

 

Verksamhetsberättelse – vad är det?

 

I vardagliga termer är en verksamhetsberättelse en redovisning av vad en förening gjort under det gångna året. Redovisningen omfattar både föreningens verksamhet och hur dess tillgångar har förvaltats. Den skrivs av dem som utsetts till att ansvara för det löpande arbetet och beslutsfattandet, vilket vanligtvis är föreningens styrelse. Det som vi här genomgående kallar verksamhetsberättelse kan gå under lite olika namn, ibland ett som markerar vem som skrivit den, såsom ”Styrelsens berättelse …”.

 

Verksamhetsberättelsen kan sägas bestå av två huvudsakliga delar, dels en redovisning av vad som hänt i föreningen och vad den har gjort, dels en redovisning av hur föreningens tillgångar har använts och förvaltats, det vill säga en ekonomisk redovisning.

 

Fackliga organisationer tillhör det som kallas ideella föreningar. Sådana har aldrig varit föremål för någon särskild lagstiftning. Sedan 1999 omfattas dock även ideella föreningar av bokföringslagen, om deras tillgångar överskrider en viss gräns. Följaktligen ska den ekonomiska redovisningen följa lagar och regler, och alltså se ut på ett visst sätt. Även här görs en skillnad mellan stora och små. De stora lämnar vad som kallas en årsredovisning, de små ett årsbokslut. De som är så små att de inte omfattas av bokföringslagen kan själva bestämma hur den ekonomiska årsrapporten ska se ut.

 

Detta innebär att de fackliga organisationerna mestadels har utformat sina verksamhetsberättelser som de själva velat ha dem. Då blir frågan varför man sammanställer en verksamhetsberättelse. Ett första skäl handlar om granskning och kontroll i en demokratisk organisation. Medlemmarna har utsett en styrelse som ska handha verksamheten och förvalta resurserna. Styrelsen ska lämna en redogörelse över vad man gjort, så att medlemmarna kan granska hur uppdraget fullgjorts. Verksamhetsberättelsen ger medlemmarna den insyn som behövs för den demokratiska kontrollen över föreningen.

 

Ett andra skäl gäller för organisationernas nationella nivå – fackförbunden och LO – och handlar om informationshantering och kunskapsspridning. Det finns sådant som är praktiskt att ha samlat på ett lättillgängligt ställe och sådant som är väsentligt att alla inom organisationen har kännedom och tillgång till, såsom kollektivavtal, utlåtanden över utredningar, domar i Arbetsdomstolen, politiska initiativ som direkt eller indirekt berör arbetsmarknaden, tillstånd och utsikter i rikets ekonomi, och så vidare.

 

Under den fackliga rörelsens tidiga år betonades ofta hur viktigt det var att medlemmarna hade kännedom om vad andra medlemmar på andra platser gjorde. Fackförbundens verksamhetsberättelser kunde ge ett bidrag till känslan av förenande gemenskap och tilltro till vad den gemensamma organisationen kunde uträtta genom att sprida upplysning om vad som gjorts runt om i landet. Men man kunde också sprida en hel del mer generell information, som annars av rent praktiska skäl inte var så lätt att få tag på. Denna informationsspridningsaspekt satte mer eller mindre prägel på förbundens och LO:s på verksamhetsberättelser under lång tid. De kan innehålla rikligt med uppgifter som strikt sett egentligen inte har någon betydelse för den demokratiska kontrollen av de förtroendevalda.

 

Sammantaget medför dessa två typer av skäl för att göra en verksamhetsberättelse att de får både en stabilitet över tid och en kraftig föränderlighet över tid. Granskningsaspekten ger en stabil kärna av uppgifter som man alltid kan förvänta sig att finna. Informationsspridningsaspekten ger en hel del variation, även om det också finns inslag som hänger med under mycket lång tid.

 

Över tid kan det således vara stora skillnader i vad verksamhetsberättelser för fackförbund och LO innehåller. Men vissa inslag kan man förvänta sig att finna genomgående under hela deras verksamma tid. Dit hör

  • Vem som innehaft förtroendeuppdrag och representerat förbundet i olika instanser
  • Ekonomisk redovisning
  • Medlemsutveckling
  • Avtal- och förhandlingsverksamhet

Vissa inslag kan man räkna med i stort sett alltid finna. Dit hör

  • Internationella samarbeten
  • Studier

Vissa inslag kan man räkna med att ofta finna. Dit hör

  • Yttranden över utredningar från olika instanser
  • En bedömning av det ekonomiska läget inom branschen

 

De stora skillnaderna uppstår inte huvudsakligen för att de saker som tas upp förändras (även om det naturligtvis också bidrar), utan som en följd av att mängden information förändras. Förhandlingar och konflikter tas till exempel alltid upp, men presentationen av verksamheten gjordes med avsevärt mycket högre detaljeringsgrad under äldre tider. Då kunde det lämnas stora redovisningar i tabellform över varje lokal förhandling och dess resultat. Ett annat exempel är avtalen. Länge var det vanligt att fullständiga huvudavtalstexter trycktes i verksamhetsberättelser och det kunde ingå fullständiga redovisningar av lokala kollektivavtal. Likaså kunde Arbetsdomstolens domar i mål där förbundet varit part återges. Inom varje område som verksamhetsberättelsen tog upp var mängden uppgifter betydligt större under en stor del av 1900-talet än vad den är numera. Detaljeringsgraden börjar tydligt minska under 1980-talet.

 

Så långt om vad man kan vänta sig att hitta i en verksamhetsberättelse. Rikedomen på upplysningar gör att man också kan förvänta sig finna en hel del som man inte trodde skulle finnas, såsom kursbeskrivningar för studieverksamheten och namn på deltagare och stipendiater. Men det finns också sådant som man inte kan förvänta sig att få veta av verksamhetsberättelsen. Redovisningen fokuserar på vad som gjorts och vilka resultat som nåtts, inte underlag och diskussioner som ledde fram till beslut. För sådant får man söka sig vidare till annat källmaterial.